Hasta ve Randevu Yönetimi Rehberleri

Takvim Ayarları, kliniğinizin çalışma düzenini sisteme tanımladığınız bölümdür. Mesai saatlerinizi, mola ve tatil günlerinizi belirler, randevu aralığı ile hatırlatma saatlerini ayarlar ve Akıllı Takvim özelliğiyle randevu planlamasını sistemin otomatik önerilerine bırakabilirsiniz.

Seans Güncelleme, kliniğinizde geçmişte tamamlanmış ve kilitlenmiş bir randevu/seans kaydı üzerinde sonradan tespit edilen eksiklikleri veya hatalı girişleri düzeltmenizi sağlayan güvenlikli bir modüldür. Randevu Listesi ekranından turuncu düzenleme ikonu ile başlatılan bu süreç, denetim izlenebilirliği için gerekçe kaydedilerek seansın tekrar açılmasını ve tıbbi/operasyonel verilerin güncellenmesini kapsar.

Seans İşlemleri, "Seansı Gör" ekranının sağ üst köşesindeki üç nokta menüsünden ulaştığınız, seansla ilgili tüm yan işlemlerin toplandığı bölümdür. Protokol numarasını kontrol etmekten hasta kartına geçişe, MBYS ve USS'ye veri göndermekten tetkik istemi oluşturmaya ve radyoloji görüntülerini incelemeye kadar ihtiyaç duyduğunuz her işlemi bu menüden gerçekleştirirsiniz.

Onam Kayıtları, hasta detay sayfasındaki “Onam Formları” sekmesinden ulaştığınız, hastanın bugüne kadar aldığı tüm onam formlarını ve imza durumlarını listeleyen dijital arşivdir. Aynı ekrandan hem mevcut kayıtları inceleyebilir hem de hastaya yeni bir KVKK onamı alabilirsiniz.

Seans Tamamlama, hastaya uygulanan muayene ve tedavi süreçlerinin detaylı bir şekilde kayıt altına alındığı, tıbbi form ve ölçümlerin doldurulduğu ve klinik operasyonlarının sonlandırıldığı merkezi modüldür. Bu ekran üzerinden sesli veya yazılı anamnez alabilir, diş grafiği (odontogram) veya estetik yüz haritası üzerinde görsel işaretlemeler yapabilir, vital bulguları kaydedebilir ve dijital onam formları eşliğinde tedavi uygulamalarını tamamlayabilirsiniz.

Randevu Listesi, klinikteki randevuların günlük olarak takip edildiği ve yönetildiği ekrandır. Bu ekranda seçili tarihe ait randevuları görüntüleyebilir, farklı kriterlere göre filtreleyebilir ve hasta araması yapabilirsiniz. Listelenen randevular üzerinden hasta bilgilerine, seans detaylarına ve uygulanan tedavilere ulaşabilir, ilgili randevu işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

Takvim ekranı, kliniğinizdeki tüm randevuları haftalık bazda görüntüleyebildiğiniz, filtreleyebildiğiniz ve görünümünüzü ihtiyacınıza göre özelleştirebildiğiniz ana ekrandır. Randevu yoğunluğunu tek bakışta görür, doktor veya randevu tipine göre daraltarak istediğiniz bilgiye hızlıca ulaşırsınız.

Tedavi Girişi, randevusu oluşturulup seansa alınan hastaya uygulanacak işlemlerin sisteme işlendiği modüldür. Hastaya tedavi girişi iki farklı yöntemle yapılır: Tek bir anlık işlem için Plansız Tedavi Girişi ve önceden onaylanmış bir protokol için Planlı Tedavi Girişi. Yapılan işlemler üzerinden sarf malzeme stok düşümü otomatik gerçekleşir ve dijital onam formları hastaya iletilir.

Seans Oluşturma, hastanızın kliniğe adım atmasıyla başlayıp tedavi odasına alınmasına kadar geçen süreci kapsar. Randevu Listesi veya Hasta Listesi üzerinden hastanın gelişini birkaç tıkla kaydedebilir, doğrudan ilgili oda ve doktoru seçerek seansı başlatabilirsiniz. Daha önce kaydı olmayan yeni bir hasta geldiğinde ise profil oluşturma ve anamnez adımları da bu akışın bir parçası olur.

Randevu İptal Etme, hastanın kliniğe gelemeyeceği bir randevuyu, iptal sebebiyle birlikte sistemde kayıt altına almanızı sağlayan işlemdir. Bu sayede randevu takviminizde yer açılır ve iptal nedenleri ileride raporlama/CRM tarafında analiz edilebilir hale gelir.

Gelmeyen Hastalar modülü, planlanan randevu saatinde kliniğe ulaşmayan hastaların katılım durumunu güncellemek, klinik zaman yönetimini optimize etmek ve devamsızlık istatistiklerini doğru tutmak amacıyla kullanılır. Randevu Listesi ekranından hastanın randevu durumu “Gelmedi” olarak işaretlenir, gelmeme gerekçesi seçilir ve opsiyonel notlar eklenerek işlem sisteme kaydedilir.

Randevu Güncelleme, oluşturulmuş bir randevunun tarih, saat, süre, doktor, seans odası veya randevu durumu gibi detaylarının değiştirilmesini sağlayan operational modüldür. Randevu Güncelleme penceresi üzerinden detaylı düzenleme yapılabileceği gibi, Takvim ekranı üzerinde randevu kartını sürükle-bırak (drag & drop) yöntemiyle başka bir güne, saate veya doktora kaydırarak da pratik bir şekilde güncelleme yapılabilir.

Randevu Oluşturma, kliniğinize gelecek bir hasta için sisteme yeni bir randevu kaydı açtığınız, gerekirse yeni hasta tanımladığınız ve hastaya ait geçmiş randevu, tedavi ve seans bilgilerine ulaştığınız ekrandır. Bu ekran sayesinde randevu planlamasını tek adımda tamamlar, hastanın önceki klinik geçmişini de aynı yerden inceleyebilirsiniz.