Muhasebe ve Tahsilat Süreci Nasıl Yönetilir?

Hasta Listesi’nden ilgili hastaya tıkladıktan sonra açılan Hasta Detayı sayfasında Muhasebe sekmesine geçin. Burada sayfanın en üstünde hastanın Toplam Borç, Toplam Ödeme ve Kalan Bakiye bilgilerini özet olarak görürsünüz. Bu üç rakam, hastanın genel mali durumunu tek bakışta anlamanızı sağlar.

Muhasebe sekmesinin altında Tedavi Geçmişi listesi yer alır ve her satırda hastanın gördüğü bir seans gösterilir. Listenin üstünde üç filtre sekmesi bulunur: Tümü, Belgelenmedi ve Belgelendi; her sekmenin yanında kaç seansın o durumda olduğunu gösteren bir sayı yazar (örneğin Tümü (11), Belgelenmedi (6), Belgelendi (5)). Henüz faturası kesilmemiş, “Kesilmedi” durumundaki satırlarda sadece düzenleme ve belge oluşturma ile ilgili ikonlar görünür; seans henüz devam ediyorsa (“Devam Ediyor” durumu, turuncu renkte) o satırda belge oluşturma ikonu yerine gri bir kilit (asma kilit) ikonu  görürsünüz — bu, seans tamamlanmadan o seansa fatura kesilemeyeceği anlamına gelir. Fatura kesilmiş (“Belgelendi”) satırlarda ise ödeme ve fatura yönetimiyle ilgili tüm ikonlar aktif hale gelir.

Belgesi henüz kesilmemiş bir seansın satırında kalem ikonuna  tıklayarak o seans içindeki tedavi bilgilerini (tedavi adı, bölge, fiyat, KDV, indirim gibi) düzenleyebilirsiniz. 

Yanındaki defter ikonu  ile de o seansın genel bilgilerini görüntüleyebilirsiniz. Bu adım, fatura kesilmeden önce tedavi detaylarının doğru olduğundan emin olmak için kullanılır.

Bir seansın tutarını tek fatura yerine birden fazla faturaya bölmek isterseniz satırdaki makas ikonuna  tıklayın. Açılan Fatura Parçalama penceresinde önce Seans Bilgileri (hasta adı, tarih, toplam tutar) ve Tedaviler listesi (her tedavinin birim fiyatı, KDV yüzdesi, indirim yüzdesi ve indirim tutarı) görüntülenir. Altındaki Parçalama Ayarları bölümünde her faturanın alabileceği en fazla tutarı Maksimum Fatura Tutarı alanına girersiniz (sistem bu tutara göre kaç fatura oluşacağını birkaç saniye içinde otomatik hesaplar); ayrıca ilk faturanın ve sonraki faturaların üzerinde görünecek tedavi adını (varsayılan olarak “Tedavi Bedeli”) belirleyebilirsiniz. Not alanı bu ekranda zorunludur ve buraya yazdığınız açıklama oluşturulacak tüm faturaların üzerinde görünür. Bilgileri girdikten sonra alttaki “Fatura Oluştur” butonuna basarak belirlenen sayıda faturayı tek seferde oluşturabilirsiniz.

Seansı tek fatura olarak kesmek için satırdaki kağıt ikonuna  tıklayın. Açılan Seans Belgesi Oluştur penceresinin üstünde hastanın adı, kimlik/pasaport numarası, telefonu ve belge tarihi otomatik görünür. Altındaki tabloda seans içindeki her tedavi satır satır listelenir; her satırda tedavi adı, bölge, tarih, KDV yüzdesi (gerekirse değiştirilebilir), birim fiyat, indirim ve net toplam yer alır, en altta da “TOPLAM” satırıyla genel indirim ve toplam tutar gösterilir. Gerekirse “Belge Notu Ekle” kutucuğunu işaretleyerek faturaya not ekleyebilirsiniz. Sayfanın altında iki kutu bulunur: Vergi Dökümü kutusu fiyatların KDV dahil girildiğini belirtip net tutar, KDV tutarı ve toplamı gösterir; Belge Özeti kutusu ise toplam kalem sayısını, net/KDV/resmi toplam tutarları, Genel Toplam’ı ve Fiş Tutarı’nı özetler. Bilgileri kontrol ettikten sonra “Seans Belgesi Oluştur” butonuna basın; işlem birkaç saniye sürer ve tamamlandığında ekranda yeşil bir “Seans için belge kesildi!” onay mesajı görürsünüz. Bu işlemden sonra satırın durumu “Belgelendi” filtresine geçer ve o satırda artık görüntüleme, tahsilat, eşleştirme, gönderme ve iptal ikonlarının tamamı görünür hale gelir.

Faturası kesilmiş (“Belgelendi”) bir satırda göz ikonuna  tıklayarak faturanın tam halini görüntüleyebilirsiniz. 

Cüzdan (yeşil) ikonu  ile o faturaya doğrudan tahsilat (ödeme) ekleyebilirsiniz; açılan panelde tutarı ve kasa tipini (nakit, kart, havale gibi) seçip ödemeyi kaydedersiniz. 

Oklu ikon  ise daha önce başka bir yerden alınmış bir ödemeyi bu faturayla eşleştirmenizi sağlar — yani ödeme ayrı, fatura ayrı girildiyse ikisini birbirine bağlayabilirsiniz.

Mektup ikonuna  tıklayarak faturayı güncelleyip e-fatura entegratörüne gönderebilirsiniz; bu, faturanın resmi olarak hastaya veya ilgili kuruma iletilmesini sağlar. 

Hatalı kesilmiş bir faturayı iptal etmek isterseniz çöp kutusu ikonunu  kullanın; sistem iptal işleminden önce sizden onay ister.

Belirli bir faturaya bağlı olmadan genel bir ödeme kaydetmek isterseniz Muhasebe sekmesindeki Tahsilatlar bölümünü kullanın. Buradan “Tahsilat Ekle” ile tutarı ve kasa tipini girerek tahsilat kaydı oluşturabilirsiniz. Daha önce alınmış tüm tahsilatların listesini görmek için ise Tahsilat Listesi’ne bakabilirsiniz; burada tarih, tutar ve işlem yeri gibi bilgiler sıralı şekilde yer alır.

Hasta kliniğe gelmeden ödeme yapmasını istiyorsanız Linkle Ödeme Al  seçeneğini kullanın. Açılan panelde tutarı, açıklamayı ve komisyonu kimin ödeyeceğini (hasta veya klinik) seçersiniz; taksit yapılacaksa maksimum taksit sayısını belirlediğinizde her taksit seçeneğinin komisyon oranı ekranda otomatik gösterilir. Alttaki Tutar Özeti kutusunda komisyon tutarı, hastadan tahsil edilecek tutar ve kliniğe geçecek net tutar ayrı ayrı görünür. “Ödeme Linki Oluştur” butonuna bastığınızda onay penceresi çıkar ve link hastaya SMS ile gönderilir. 

Hastayla ilgili özel bir hatırlatma bırakmak isterseniz Muhasebe Notu Ekle  seçeneğini kullanın; burada not tipini, önemini (düşük/orta/yüksek), etiketleri ve isterseniz bir hatırlatma tarihini girip notu kaydedebilirsiniz.